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Charte de protection des données personnelles

Date d’effet: 1er janvier 2025

La protection de vos données à caractère personnel est une priorité pour Etupro.

La présente Charte de protection des données personnelles décrit la manière dont Etupro traite les données personnelles des Utilisateurs et des visiteurs du Site. Particulièrement, l’objectif est de vous expliquer :

1. Les données que nous traitons, pour quelles finalités et sur quels fondements

2. L'utilisation de l'IA chez Etupro

3. Notre politique sur les cookies

4. Les destinataires des données et les éventuels transferts

5. La sécurité des données

6. Vos droits

Nous nous engageons à ne collecter que les données dont nous avons besoin pour vous assurer un service optimal, à en assurer la confidentialité et la sécurité, y compris lorsque nous faisons appel à des prestataires et à faciliter l’exercice de vos droits sur vos données.

Nous nous engageons à ne collecter que les données dont nous avons besoin pour vous assurer un service optimal, à en assurer la confidentialité et la sécurité, y compris lorsque nous faisons appel à des prestataires et à faciliter l’exercice de vos droits sur vos données, dans le respect des lois en vigueur en matière de protection des données dans tous les pays où nous opérons, y compris, mais sans s'y limiter ; le Règlement de l'Union européenne sur la protection des données 2016/679 (le “RGPD”).

Les termes commençant par une majuscule ont la signification prévue par les Conditions Générales d’Utilisation et de Vente (CGUV) de Etupro, accessibles en suivant ce lien : https://www.etupro.fr/cgu

Responsable du traitement des données : Etupro Community

Les termes “Etupro” ou “nous” font référence à l’association Etupro, association, immatriculée à la préfécture de l’Hérault sous le n° SIRET 935406066 dont le siège social est situé au 345 rue du jeu de Mail des Abbés, 34000 Montpellier.

Etupro est responsable des traitements décrits au sein de cette Charte.

Coordonnées de notre DPO

Vous pouvez adresser toute question relative à la protection des données personnelles chez Etupro ou adresser une demande d’exercice de vos droits à notre délégué à la protection des données:

Entrée en vigueur et modification

La présente Charte de protection des données prend automatiquement effet pour tous les Utilisateurs à compter du 1er janvier 2025.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Charte de protection des données à tout moment. La version la plus actuelle de la Charte régit votre utilisation de vos données et sera disponible à l’adresse : https://www.etupro.fr/donnees-personnelles

En cas de modification substantielle apportée à la présente Charte, vous serez notifié via l’adresse email renseignée lors de votre inscription.

Si vous continuez à utiliser la Plateforme, ou visiter le Site, une fois ces modifications apportées, vous serez réputé avoir accepté ces modifications.

1. Les données que nous traitons, pour quelles finalités et sur quels fondements

De façon générale, nous utilisons vos données pour vous fournir nos services tels qu’ils sont définis au sein des CGU. Nous sommes susceptibles de traiter certaines données sur la base de votre consentement, en raison de notre intérêt légitime, ou afin de répondre à une obligation légale.

Catégorie de personnes concernées : Étudiants

Nous sommes amenés à traiter différentes catégories de données personnelles vous concernant : 

  • Informations personnelles : nom, prénom, lieu et date de naissance, nationalité et le cas échéant numéro d’identification national officiel, numéro de téléphone, adresse email, localisation, photo de profil, langue, numéro étudiant ;
  • Informations professionnelles : structure et forme juridique, documents légaux, numéro TVA, identité du représentant légal de la société, expériences professionnelles passées et CV, portfolio, préférences de mission, formations, réseaux sociaux ;
  • Informations bancaires : RIB ;
  • Informations générées par votre utilisation de la Plateforme : emails et appels téléphoniques échangés avec nos équipes, cookies et données de navigation, détail des transactions, recommandations, échanges sur la messagerie intégrée, informations relatives aux missions réalisées.

Finalité(s)

Type de collecte

Catégories de données traitées

Base(s) légale(s)

Durée de conservation

Vérification des documents légaux de la société

Faciliter le contact entre les Étudiants et les Clients en présentant au Client la structure juridique de l'Étudiant déjà vérifiée

Accélérer le paiement des missions en ayant transmis en amont, à notre prestataire MangoPay, les informations de vérification de la structure juridique de l'Étudiant

Communiqué par le Freelance

Informations personnelles

Information professionnelles

*Sauf obligation légale le permettant, telle que l’obligation de vigilance en droit français dont est tenu le donneur d’ordre (le Client), les Clients n’ont pas accès à ces documents.

Informations bancaires

Exécution du contrat de service & intérêt légitime

Jusqu’à la suppression du compte et au delà pour respect des obligations légales

par Mangopay + de nos autres partenaires financiers (10 ans ou 5 ans en fonction)


Les documents d’identités sont uniquement collectés par Etupro et immédiatement transférés à MangoPay, Etupro ne stocke pas ces documents.

Conformité aux obligations de transparence fiscale en vertu de la directive européenne 2021/514

Communiqué par le Freelance

Informations personnelles : 

(nom et prénom

adresse principale

numéro de TVA

date de naissance

résidence)

Informations relatives aux missions réalisées

Obligation légale

Jusqu’à la suppression du compte, et au delà dans le respect de la durée de la prescription fiscale, soit 10 ans

Optimisation du référencement des profils dans le moteur de recherche

Communiqué par le Freelance & 

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Informations personnelles 

Informations professionnelles

Informations relatives aux missions réalisées

Exécution du contrat de service

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif

Permettre la possibilité d'être contacté pour des missions pouvant se réaliser dans tous les pays où Etupro dispose d'une entité (voir la liste des entités telle que présentée à l'article 4.2 de la présente Charte).

Communiqué par le Freelance & 

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Informations personnelles

Informations professionnelles

Exécution du contrat de service

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif

Présenter votre profil, à des clients ou clients potentiels, dont les besoins correspondent à vos compétences professionnelles, afin d’une part de promouvoir votre profil, et d’autre part de promouvoir les Services tels que définis dans les CGUV, sous réserve que le profil ne soit pas renseigné comme indisponible.

Collecte du CV dans le cas où le Client en fait la demande en fonction de ses procédés internes.

Communiqué par le Freelance & 

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Informations personnelles

Informations professionnelles

Exécution du contrat de service

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif

Recommandation d’un autre profil Freelance pour la réalisation d’une Mission 

Communiqué par le Freelance

Informations personnelles (données de contact)

Informations professionnelles

Exécution du contrat de service

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif

Visibilité configurée par défaut : taux de réponse de 100% en 1 heure, afin de promouvoir le profil dès sa création.

Adaptation du taux et temps de réponse en fonction de l’utilisation réelle de la Plateforme

Permettre la mise à jour de votre disponibilité dès l’inscription et tout au long de l’utilisation de la Plateforme

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Données de navigation (cookie et adresse IP) 

Disponibilité

Données relatives à l'utilisation de la messagerie sécurisée

Exécution du contrat de service et consentement le cas échéant (cookie)

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif

Catégorie de personnes concernés : Client

Nous sommes amenés à traiter différentes catégories de données personnelles vous concernant : 

  • Informations personnelles : nom, prénom, date de naissance, adresse email, photo de profil ;
  • Informations sur l’entreprise : logo de l’entreprise, secteur d’activité, nombre d’employés, coordonnées de facturation et contact, RIB ;
  • Informations générées par votre utilisation de la Plateforme : emails et appels téléphoniques échangés avec nos équipes, cookies et données de navigation, détail des transactions, informations relatives aux missions réalisées, avis et recommandations, données relatives à l'utilisation de la messagerie sécurisée (contenu de la conversation)

Finalité(s)

Type de collecte

Catégories de données traitées

Base(s) légale(s)

Durée de conservation

Gestion des remboursements et factures impayés

Généré par l’utilisation de la Plateforme et communiqué par le Client

Informations professionnelles

Informations relatives aux missions réalisées

Exécution du contrat de service

Jusqu’à la suppression du compte et ultérieurement en cas de litige

Catégorie de personnes concernées : Utilisateurs 

*Pour rappel, les Utilisateurs désignent les Étudiants et Clients inscrits sur la Plateforme;  le tableau ci-dessous présente ainsi les traitements qui concernent à la fois les Étudiants et les Clients. 

Finalité(s)

Type de collecte

Catégories de données traitées

Base(s) légale(s)

Durée de conservation

De façon générale, permettre la mise en place des Services proposées par Etupro

Communiqué par l’Utilisateur et généré par l’utilisation de la Plateforme

Informations personnelles

Informations professionnelles

Informations relatives aux missions réalisées

Exécution du contrat de service

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif

Mise à disposition des documents relatifs à la mission : facture, devis, documents légaux de l'Étudiant le cas échéant

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Informations professionnelles

Informations relatives aux missions réalisées

Exécution du contrat de service et obligation légale

Jusqu’à la suppression du compte + 10 ans en respect des délais légaux (documents comptables - article Article L123-22 du code de commerce)

Paiement des missions directement par le biais de la Plateforme et de notre partenaire Mangopay.

Assurer la gestion des flux financiers intervenant via la Plateforme et notamment, la facturation des missions et des paiements.

Communiqué par l’Utilisateur et généré par l’utilisation de la Plateforme

Informations personnelles

Informations professionnelles

Informations relatives aux missions réalisées

Exécution du contrat de service et obligation légale

Jusqu’à la suppression du compte 

+5 ans par Defacto si un prêt a été contracté

Permettre de laisser un avis / commentaire en fin de mission

Communiqué par l’Utilisateur

Informations relatives aux missions réalisées

Exécution du contrat de service

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif.

Dès lors, nous conservons uniquement l'évaluation et supprimons toute donnée identifiante de son auteur.

Envoi de communications pertinentes et notifications adaptées à l’utilisation faite de la Plateforme

Communiqué par l’Utilisateur et généré par l’utilisation de la Plateforme

Informations personnelles

Données de navigation

Information relatives aux missions réalisées

Intérêt légitime

Jusqu’à la suppression du compte, pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif ou jusqu’à opposition au traitement. 

L’opposition n’affecte pas la légalité de la collecte et de l’utilisation précédemment mises en œuvre.

Envoi de communications relatives aux actualités et évènements de Etupro

Communiqué par l’Utilisateur 

Informations personnelles

Intérêt légitime

Jusqu’à la suppression du compte, pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif ou jusqu’à opposition au traitement. 

L’opposition n’affecte pas la légalité de la collecte et de l’utilisation précédemment mises en œuvre.

Sécurisation du site et de ses différents domaines

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Données de navigation

Information relatives aux missions réalisées

Intérêt légitime et consentement le cas échéant (cookie)

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif

Modération aux fins de lutte contre la fraude et les spams

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Données de navigation

Données relatives à l'utilisation de la messagerie sécurisée 

Informations relatives aux transactions

Intérêt légitime et consentement le cas échéant (cookie)

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif

Assistance et médiation par le service client

Communiqué par l’Utilisateur & 

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Informations personnelles et professionnelles

Données relatives à l'utilisation de la messagerie sécurisée

Informations relatives aux transactions

Intérêt légitime

2 ans

Mise à disposition d’une messagerie instantanée sécurisée

Lecture des échanges si nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux Utilisateurs

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Données relatives à l'utilisation de la messagerie sécurisée

Intérêt légitime

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif

Evolution des services et fonctionnalités 

Réalisation de statistiques d’utilisation des services et de suivi de l’audience des pages du site internet et de suivi des activités commerciales et du comportement des utilisateurs sur la Plateforme

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Informations personnelles

Informations professionnelles

Données de navigation - anonymisation aussi souvent que possible

Intérêt légitime et consentement

Jusqu’à la suppression du compte ou pendant 5 ans à partir du moment où votre compte devient inactif

Proposition de participer à des enquêtes de satisfaction ou sur le monde du freelancing et à un panel de testeurs

Communiqué par l’Utilisateur

Informations personnelles

Intérêt légitime et consentement

Durée de l’étude ou jusqu'à opposition au traitement

Enregistrement des rendez-vous en visioconférence avec notre équipe commerciale

Communiqué par l’Utilisateur

Informations personnelles

Informations professionnelles

Intérêt légitime

1 an

Réutilisation de la photo de profil, ou photo prise durant des évènements sur des supports commerciaux en interne et en externe

Communiqué par l’Utilisateur

Informations personnelles

Consentement

5 ans ou jusqu’au retrait du consentement.

Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité de la collecte et de l’utilisation précédemment mises en œuvre.

Enregistrement des webinars dans le cadre des Etupro Academy afin de les mettre à disposition en rediffusion sur notre compte Youtube professionnelle

Communiqué par l’Utilisateur

Informations personnelles

Intérêt légitime

5 ans ou jusqu’au retrait du consentement.

Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité de la collecte et de l’utilisation précédemment mises en œuvre.

Répondre à  vos demandes d’exercices de droit

Communiqué par l’Utilisateur & 

Généré par l’utilisation de la Plateforme

Toutes informations traitées par Etupro en fonction de la demande soumise

Obligation légale

Jusqu'à la suppression du compte

Catégorie de personnes concernées : Prospects et visiteurs du site

Finalité(s)

Type de collecte

Catégories de données traitées

Base(s) légale(s)

Durée de conservation

Envoi de communications relatives aux actualités et évènements de Etupro

Communiqué par le prospect ou le visiteur du site

Prospects

Consentement

Jusqu’au retrait du consentement. 

Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité de la collecte et de l’utilisation précédemment mises en œuvre.

2. L'utilisation de l'IA chez Etupro

L’algorithme de Etupro, basé sur un système d’intelligence artificielle (IA), analyse les informations collectées auprès des Utilisateurs et celles générées par leur utilisation de la Plateforme, telles que décrites ci-dessus, afin de permettre de présenter des profils de Étudiants aux Clients, des missions aux Étudiants et d’améliorer leur visibilité.

Également, nous sommes susceptibles d’utiliser des systèmes d’intelligence artificielle afin de garantir la sûreté et la sécurité de la Plateforme (par exemple : détection des robots, lutte contre la fraude et les spams). 

3. Notre politique sur les cookies

Nous utilisons des cookies d’authentification, des cookies de sécurité et cookies relatifs à l’intégrité du site, des cookies de localisation, des cookies liés à la fonctionnalité du site et services, des cookies d’analyses et de recherche et des cookies pour diffuser des messages publicitaires. 

Vous pouvez accepter, refuser ou paramétrer vos choix en matière de cookies lors de votre première connexion sur la Plateforme et modifier vos choix à tout moment en consultant la rubrique cookies de notre centre de protection des données disponible ici: https://www.etupro.fr/cookies. Vous y trouverez également une description plus détaillée des cookies que nous déposons.

4. Les destinataires des données et les éventuels transferts

Nous sommes destinataires des données à caractère personnel recueillies par l'intermédiaire de la Plateforme, et ne les utilisons que pour les finalités telles qu’expliquées ci-dessus. En aucun cas nous ne revendons ces informations à des tiers.

4.1 Partage entre Utilisateurs

Nous sommes susceptibles de partager des informations relatives aux Utilisateurs afin de faciliter leur interaction, de leur faire bénéficier d’opportunités commerciales pouvant correspondre aux compétences professionnelles de l'Étudiant et aux besoins commerciaux des Clients, et de permettre la contractualisation de mission. 

Certains Clients peuvent être établis en dehors de l'Union européenne; certains sont établis au sein de pays soumis à une décision d'adéquation de la Commission européenne, pour d'autres pays, des mesures ont été prises avec les Clients conformément à la législation applicable en matière de protection des données pour garantir le transfert des données, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

4.2 Avec nos investisseurs, comptables et auditeurs

Nous sommes susceptibles de partager des informations relatives aux Utilisateurs afin de répondre à des demandes d’informations de nos investisseurs, comptables et auditeurs, notamment dans le cadre d’éventuelles levées de fonds ou vérification de l’utilisation de fonds levés, en respect de la réglementation en vigueur.

4.3 Avec des tiers autorisés

Nous sommes susceptibles de vos informations si cela est raisonnablement nécessaire pour satisfaire à une obligation légale ou réglementaire, à une procédure judiciaire ou demande administrative, pour protéger la sécurité d’une personne, pour traiter tout problème de nature frauduleuse, sécuritaire ou technique, ou pour protéger les droits des Utilisateurs.

5. La sécurité des données

Nous accordons une grande importance à la sécurité et à la confidentialité des données de nos Utilisateurs. 

Nous mettons ainsi en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes de notre système d’information et de vos données afin de protéger les données que nous traitons, contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l’accès non autorisée à ces données.

En particulier : 

  • Nous chiffrons la plupart de nos services à l’aide de la technologie SSL ;
  • Nous vérifions votre adresse email lors de la création de votre compte ;
  • Nous menons des audits internes sur la collecte, le stockage et le traitement des données, y compris les mesures de sécurité physiques, afin d’empêcher tout accès non autorisé à nos systèmes ;
  • L’accès aux données personnelles est strictement réservé aux salariés et prestataires de Etupro qui ont besoin d’y accéder en vertu du principe de minimisation afin de les traiter en notre nom. Ces personnes sont soumises à de strictes obligations de confidentialité et sont susceptibles de faire l’objet de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement en cas de manquement.

6. Vos droits

Vous pouvez retrouver les descriptifs de chacun de vos droits, et les moyens de les exercer dans la rubrique “Vos droits” au sein du présent Centre de protection des données. 

Ainsi, en vertu de la réglementation relative à la protection des données, vous disposez des droits suivants :

Pour toute question concernant la protection des données personnelles, et toute demande d’exercice de droit, nous vous invitons à contacter contact@etupro.fr.

6.1 Droits d’accès - article 15 du RGPD

Vous disposez d’un droit d’accès aux données vous concernant traitées par Etupro. Il vous permet de prendre connaissance des données dont nous disposons sur vous et, si vous le souhaitez, d’en demander une copie, dans la limite du respect du droit des tiers dont les données à caractère personnel sont susceptibles de figurer dans les données vous concernant.

6.2 Droits à la rectification - article 16 du RGPD

Vous pouvez solliciter de Etupro la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes, obsolètes ou incomplètes. Cette demande doit être justifiée. 

Afin de vous permettre d’exercer le plus facilement possible ce droit, nous vous invitons à procéder directement à ces modifications et compléments depuis votre Compte. 

Si vous estimez que d’autres données vous concernant doivent être modifiées ou complétées et que vous ne parvenez pas à effectuer ce changement par vous-même, nous vous invitons à en faire la demande en nous écrivant à privacy@Etupro.com.

6.3 Droits à l’effacement

Vous disposez du droit d'obtenir de notre part l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant sous réserve de notre intérêt légitime ou de toute obligation légale nous en imposant la conservation.

Pour des raisons de sécurité et pour éviter une suppression non souhaitée du compte, nous vous invitons à effectuer cette démarche par vous-même une fois connecté à votre compte.

Les moteurs de recherche et autres tierces parties peuvent encore conserver pour un certain temps des copies de vos informations de profil publiques lorsque vous en aviez accepté le référencement, même après avoir supprimé les informations du site Etupro ou désactivé votre compte. Etupro n’est pas le responsable pour de tels traitements de vos données par des tiers. 

6.4 Droit à la limitation du traitement - article 18 du RGPD

Vous pouvez solliciter de Etupro la limitation du traitement de vos données (par exemple, le fait de rendre temporairement votre profil indisponible sur le site), lorsque l'un des éléments suivants s'applique :

  • Vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel vous concernant. Dans ce cas, nous masquerons les données vous concernant, pendant une durée nous permettant d’en vérifier l'exactitude ;
  • Vous estimez que le traitement de vos données est mis en oeuvre de manière illicite et vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
  • Nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel vous concernant aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires pour vous permettre de faire constater, d’exercer ou de défendre un droit en justice ;
  • Vous avez exercé votre droit d’opposition. Nous procéderons à la limitation du traitement de vos données, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes que nous poursuivons prévalent sur votre droit.

Si nous décidons de lever la limitation du traitement de vos données personnelles, nous vous en tiendrons informé.

6.5 Droit d’opposition - article 21 du RGPD

Vous pouvez vous opposer à l'utilisation de vos informations si les deux conditions suivantes sont réunies : (i) vous justifiez de raisons tenant à votre situation particulière et (ii) la base légale de notre utilisation est la poursuite d'un intérêt légitime.

Etupro interrompra alors le traitement à moins que des motifs légitimes et impérieux n’existent pour justifier la poursuite du traitement, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Par exemple, vous pouvez vous opposer à l’envoi de communications, notamment commerciales, par Etupro. Nous mettons à cette fin à votre disposition un lien de désinscription dans tous les courriels que nous vous adressons et vous pouvez gérer vos préférences de notification directement dans notre centre de protection des données, dans l’onglet, vos droits.

6.6 Droit à la portabilité - article 20 du RGPD

Vous pouvez à tout moment demander la portabilité de vos données. En exerçant ce droit, nous nous engageons à vous transmettre dans un délai raisonnable et dans un format lisible par machine les données que vous nous aurez fournies qu’elles aient été déclarées par vous-même ou générées par votre activité sur la Plateforme.

6.7 Droit de retrait du consentement - article 7 du RGPD

Dans la mesure où le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur votre consentement, vous avez le droit à tout moment de retirer votre consentement. Cela n’affecte toutefois pas la validité de votre consentement pour le passé.

6.8 Le droit d’organiser le sort de vos données en cas de décès - Article  85 Loi informatique et libertés

Vous pouvez nous indiquer des directives concernant les modalités de conservation, d'effacement et de communication des informations vous concernant à intervenir après votre décès.

6.9 Le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle

En cas de besoin et si un éventuel litige n'aboutissait pas à une résolution amiable, vous disposez toujours de la faculté de vous rapprocher de l'autorité de protection des données à caractère personnel compétent pour introduire une réclamation.

L’autorité de contrôle compétente pour connaître de toute demande nous concernant, y compris, le cas échéant, de la plainte d’un utilisateur, est la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Site internet : https://www.cnil.fr/fr

Vous pouvez toujours saisir toute autorité de protection des données, notamment dans votre pays de résidence, le pays où vous travaillez, ou dans le pays dont vous êtes citoyen et cette dernière se chargera de transmettre votre demande à la CNIL.

Annuaire des autorités au sein de l’UE : https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm